Desafios e soluções do ágil a distância

“Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas” -Scrum Guide

Scrum foi o meu framework de entrada no universo da agilidade, e um dos primeiros princípios que estudamos é o de indivíduos e suas interações. Um dos grandes diferenciais que os métodos ágeis tem se comparados a métodos tradicionais é a sua visão com relação às pessoas.

Com os métodos ágeis colocamos o fator humano dentro do gerenciamento de projetos, paramos de enxergar os indivíduos como “recursos” de uma cadeia de produção e passamos a enxergá-los como seres humanos que tem limitações e necessidades diferentes de uma máquina.

Indivíduos necessitam de interação com pessoas, fazer parte de grupos, se identificar com tribos e para tanto a proximidade física se torna um ponto muito importante em um ambiente ágil, não é a toa que espaços colaborativos são frequentemente chamados de “espaços agile”.

Mas como manter a proximidade física em tempos de pandemia?

Ou em multinacionais onde cada parte do time está em um lugar do mundo? Ou até mesmo em uma startup que, para reduzir despesas, optou pelo trabalho remoto?

Além da necessidade de interação, preciso comentar sobre nossa capacidade de comunicação. Quem nunca enviou uma mensagem para alguém e foi mal interpretado? Quando limitamos nossa comunicação para a escrita, ignoramos expressões faciais, entonação e outros mecanismos de comunicação, aumentando assim as chances de não sermos tão bem compreendidos. E como manter uma comunicação eficiente à distância?

Longitude machuca, latitude mata!

As respostas para as perguntas acima não são triviais, e podem envolver diversas áreas do conhecimento como psicologia e sociologia, mas tenho algumas dicas para facilitar a lidar com o afastamento social, seja por pandemia ou modelo de negócio.

Primeiro precisamos entender a complexidade desse problema, para isso precisamos entender a disposição geográfica dos envolvidos. Uma regra geral é, latitude machuca e longitude mata, ou seja, se as pessoas que precisam interagir entre si estão no mesmo fuso horário (latitude parecida), temos desafios mas não são tão grandes quanto times que estão em fusos muito diferentes (latitudes afastadas).

Pense no seguinte exemplo, um time que está distribuído entre Brasil, Argentina, México, Estados Unidos e Canadá. Por mais distantes que estão, ainda assim as pessoas estarão todas trabalhando em um horário próximo, e tem maiores chances de interagir digitalmente.

Agora, um cenário onde o time está distribuído entre Brasil, Alemanha, Índia e China, terão pessoas que muito dificilmente vão se encontrar trabalhando, como por exemplo os funcionários de Brasil e China. Nesse cenário os desafios aumentam, mas não é impossível.

Indivíduos e interações e um pouco mais de processos e ferramentas

Já entendemos que os indivíduos e suas interações são importantes, e que em métodos ágeis são mais valorizados que processos e ferramentas, isso pelo menos em um ambiente que viabiliza tais interações.

Quando nos deparamos com cenários como os que apresentei há pouco, precisamos re-balancear as importâncias, como as interações entre indivíduos se enfraquecem com o distanciamento social, precisamos de mais processos e ferramentas que viabilizem uma interação digital entre esses indivíduos.

A atenção aqui deve estar nos princípios, esses processos devem viabilizar e não diminuir ou burocratizar as interações. Se perguntar “o que os colaboradores vão pensar e sentir ao participar desse processo novo?” pode dar boas indicações se está ou não no caminho certo.

Ferramentas colaborativas já são uma ótima aposta, uma vez que elas já foram criadas pensando na interação dos indivíduos. Agora, se você vai apostar em uma ferramenta onde a interação dos usuários não se dá pela própria ferramenta, ai está um bom indicador de que ela não foi pensada para aumentar a colaboração.

Não existe um “pacote da colaboração remota” pronto para qualquer contexto, cada caso tem sua particularidade e deve buscar suas próprias alternativas, sempre colocando na balança os indivíduos que ali estão, e os resultados de negócio que visam atingir.

Contrato Social

Como cada contexto tem suas particularidades, essa é uma boa hora para atualizar os contratos sociais ou, se você ainda não tem um, criar um contrato social para seu time. Uma ferramenta simples que pode trazer muitos benefícios para os líderes e colaboradores.

Mais do que um documento de boa conduta, o contrato social, é uma oportunidade de conversa aberta e troca de experiência de todos os colaboradores, é ali que os profissionais terão um espaço seguro e transparente para discutir seus receios e esperanças com relação às interações sociais.

Trazer o assunto do trabalho remoto para o contrato é um ótimo caminho, discutir como que esse time pode ser mais produtivo e colaborativo de forma digital e facilitar essa discussão vai ajudar muito a descobrir bons processos e ferramentas que se alinham com a visão e valores da sua equipe.

Durante a discussão do contrato social, o líder pode e deve abrir para o time seus principais medos com relação ao afastamento social deles, e os impactos ao negócio que isso pode gerar. A discussão do assunto com o time e a criação de planos de ação em conjunto gera no time uma sensação de pertencimento, tão importante para os indivíduos.

Fail Fast, learn fast, adapt fast

Mas não podemos deixar de lado a possibilidade de erro. Essa pode ser uma situação nova para muitos e o trabalho remoto uma novidade nunca antes experimentada por muitos profissionais, e assim como qualquer outra mudança, essa também pode dar errado.

O segredo não é criar processos perfeitos para o trabalho a distância, muito menos escolher a melhor entre as melhores ferramentas colaborativas, mas sim estar aberto a mudanças e aceitar o erro. Quanto antes errarmos, mais cedo podemos entender o que aconteceu e adaptar, assim gradativamente vocês podem chegar em um modelo de trabalho remoto, altamente colaborativo e produtivo.

As pessoas e suas interações são muito importantes, mas elas não substituem os processos e ferramentas. Quanto antes aprendermos a balancear essa conta, quanto antes vamos conseguir extrair os benefícios de um ambiente altamente ágil. Vamos usar os processos e as ferramentas a nosso favor, para que as pessoas possam interagir entre si e colaborar para atingir melhores resultados para os negócios.

◣Caso você não saiba, tenho Mentorias para Scrum Master, Product Owner, Scrum Developer, Interation Manager e Service Delivery Manager. Bater um papo com quem é desta área e enfrenta desafios parecidos, também é produtivo para acelerar as decisões diretas para o time. Até nossa próxima conversa!