Kanban: A importância da visualização

Um dos conceitos chaves do Kanban é a visualização de fluxo. Entender de onde as demandas vem, por onde elas passam até que saiam do outro lado com um valor agregado ao cliente, seja no escopo de produtos ou serviços.

As famosas boards Kanban, como a To Do – Doing – Done, servem justamente a esse propósito: trazer visualização para a cadeia de valor.

Muita gente acaba reduzindo todo o método Kanban a apenas as boards que o método trás, e resumir Kanban à boards seria como reduzir toda uma loja a apenas sua vitrine.

As boards são de fato o que mais chamam atenção dentro de todo o método, elas são simples, de fácil entendimento e muitas vezes bonitas de se ver. Quando são boards físicas tendem a ser coloridas e dos mais diversos formatos possíveis. Mas essa não é, nem de longe, sua função no time.

Por de trás de uma board Kanban

Quem conhece os conceitos do método e todas as suas possibilidades sabe que uma board representa a ferramenta que precisamos, para viabilizar o potencial do método Kanban. É através da visualização do fluxo pelas boards que conseguimos extrair informações importantíssimas para a melhoria do fluxo e incremento na maturidade da equipe.

Afinal de contas, como podemos melhorar algo que não conseguimos enxergar? Não é impossível, mas tendo uma ferramenta que não garante a visibilidade necessária é como acender o farol alto de um carro no meio de uma estrada a noite. Conseguimos dirigir a noite sem nossos faróis acesos, mas dessa forma o risco é muito maior, acender os faróis do carro significa trazer visibilidade do que está acontecendo no momento e até mesmo antecipar (mesmo que minimamente) aquilo que vem pela frente.

Usando uma board Kanban, conseguimos os mesmos efeitos, entender o que está acontecendo no momento presente apenas batendo o olho na posição dos cards na board, e também ter uma noção daquilo que está por vir. Quando atrelamos o uso da board Kanban à outras práticas como métricas, classes de serviço, fit for purpose, limite wip e diversos outros conceitos pertencentes ao métodos, podemos extrair diversas outras informações essenciais para progredir na maturidade do negócio.

Conceitos básicos

Existem diversos modelos de boards Kanban para serem usadas, inclusive se você tem uma análise mais profunda da maturidade organizacional que sua equipe está, fica mais fácil escolher qual padrão de board melhor se enquadra no seu momento.

Porém não precisamos ir tão a fundo assim para começarmos, basta seguir alguns conceitos simples que você já verá grandes resultados na melhoria do seu fluxo.

Uma board muito simples, chamada até de proto-kanban, é a famosa To-Do – Doing – Done, simples três colunas que trazer uma visualização do passado (Done), presente (Doing) e futuro (To-Do), somente nessas três colunas já conseguimos acender os faróis do nosso carro, talvez não o farol alto, mas o suficiente para dar o primeiro passo rumo à uma visualização mais robusta.

Basta olhar para esse proto-kanban que conseguimos identificar que tarefas estão nesse momento sendo feitas (Doing), quais foram terminadas (Done) e quais ainda estão por vir (To-Do), quem antes não tinha nenhuma forma de gerenciamento de fluxo, ter essa visibilidade simples já pode ser fonte de muitos insights.

Por exemplo, se a coluna de coisas sendo feitas (Doing) está muito maior que a coluna de coisas que não foram iniciadas ainda (To-Do), isso pode significar que a equipe está sobrecarregada, ou sob pressão para começar o máximo de tarefas possíveis para “aumentar a velocidade de entrega”, uma verdadeira ilusão.

Um outro exemplo seria quando as colunas de “To-Do” e “Doing” estão frequentemente vazias, isso sinaliza que possivelmente a equipe está em starvation, ou seja, sua capacidade de entrega é muito maior que a taxa de chegada de trabalho, deixando assim o time ocioso por alguns períodos. Cabe ao gestor entender esse cenário e tomar as medidas que achar coerente.

Uma lanterna, não um GPS

Uma board Kanban, não trás em si respostas. Ao olhar uma board você tem visibilidade do que está de fato acontecendo, e o que será feito com esse tipo de informação cabe ao líder dizer, por isso que limitar o método Kanban às boards, traz somente o benefício da visualização, são necessárias outras técnicas que vem a partir da visualização de fluxo para apoiar o líder em sua tomada de decisão.

Uma board Kanban é uma lanterna, não um GPS!

Obviamente quanto melhor a lanterna do nosso carro, menos riscos corremos ao seguir os caminhos que o GPS pode apontar e maior a previsibilidade do caminho a ser seguido, sendo assim, quanto melhor for sua board Kanban, melhor será sua visualização de fluxo, e assim mais possibilidades ela nos trás.

Não existe uma board única que resolverá todos os seus problemas, assim como os métodos ágeis, as boards Kanban também devem evoluir de forma a melhorar continuamente, mas precisamos partir de algum lugar, e quanto mais simples for esse ponto de partida, menos conflitos você tende a ter nessa mudança.