3 práticas que podem levar seu time para o próximo nível

É comum vermos times que, depois de um tempo em sua jornada de transformação ágil, acabem estagnados nessa jornada. Existes diversos motivos para que isso aconteça, mas é a falta de práticas que incentivem a melhoria, que eu percebo ser uma das causas principais.

Muitas vezes, identificar a prática correta que, ao invés de simplesmente fazer a mesma coisa de uma forma diferente, você incentiva o time a sair da zona de conforto e chegar em melhores resultados, podem “destravar” essa inércia que os times se encontram.

Existem diversas práticas ágeis que podem ser implementadas em diferentes contextos e nos mais diversos níveis de maturidade ágil. Mas existem 3 momentos que quase todos os times ágeis passam, que é o momento de planejamento, o de retrospectiva (ou melhoria contínua) e o momento de alinhamento.

Nesse artigo eu vou apresentar uma prática ágil para cada um desses três momentos que podem incentivar seu time a sair da zona de conforto e levá-lo ao próximo nível. Vamos lá?

Planejamento com objetivos SMART

A primeira prática que você pode tentar no seu time, caso já não o faça, é utilizar um método estruturado para escrever seus objetivos durante a fase planejamento. Existem muitas formas de escrever esses objetivos como por exemplo o OKR ou SMART.

SMART é uma sigla para as palavras em inglês Specific –específico-, Measurable –mensurável-, Attainable –atingível– Realistic –realista– e Time-bound –tempo limite-, essas palavras são norteadores de como ter bons objetivos para o seu time, inclusive fazendo a alusão a objetivos inteligentes (smart objectives – em inglês).

Aqui as perguntas são ótimos guias para garantir o seu objetivo é SMART.

Para começar com o aspecto Specific, podemos começar com uma pergunta simples como “qual é o objetivo?”. Esse é apenas o ponto inicial e a partir daí começaremos a trabalhar para que esse objetivos se tornem SMART. Por exemplo eu posso dizer que meu objetivo é aumentar minhas vendas.

Eu recomendo seguir com perguntas relacionadas ao Time-bound como por exemplo, “quando você quer alcançar esse objetivo?” ou então “qual seria a data ideal para ter esse objetivo completamente entregue?”. Para seguir com nosso exemplo, podemos chegar a conclusão que eu quero aumentar minhas vendas até o final do ano, assim eu já coloquei um limite aceitável para atingir esse objetivo.

Tendo discutido a questão do tempo, podemos seguir para o ponto Measurable do SMART, e aqui precisamos entender qual é a expectativa real com esse objetivo.

Neste nível perguntas do tipo “como você saberá que atingiu o objetivo?” vão explicitar uma forma de mensuração, por exemplo podemos chegar na conclusão que eu quero aumentar minhas vendas em 15% até o final do ano, assim já temos um objetivo específico, mensurável e também com um limite de tempo para ser cumprido.

A próxima etapa é entender se somos capazes de atingir esse objetivo, veremos se ele é Attainable. Aqui precisamos levar em consideração alguns aspectos, como por exemplo se conseguimos atingir dentro do tempo determinado, se temos acesso a todos os recursos necessários ou até mesmo se existe algum fator externo que possa nos impedir de atingir esse objetivo. Vale a pena explorar todos esses aspectos, criar plano de ação bem estruturado para superar possíveis obstáculos e até mesmo adaptar os objetivos caso seja preciso.

A próxima pergunta que podemos fazer é: “o que você quer atingir com esse objetivo?”, essa pergunta nos faz refletir a real motivação por de trás do objetivo verbalizado. Ter um motivo forte para atingir esse objetivo é importante para saber se ele é de fato Relevant ou não. Seguindo no nosso exemplo, eu posso dizer que quero aumentar nossas vendas em 15% até o final do ano, para tornar possível o aumento de benefícios que oferecemos aos nossos profissionais.

Saímos de um objetivo simples “aumentar minhas vendas” para um objetivo escrito com um método “aumentar nossas vendas em 15% até o final do ano para tornar possível o aumento de benefícios que oferecemos aos nossos profissionais”, um objetivo que avaliou riscos, que motiva e que tem formas de ser mensurável.

Retrospectivas baseadas em fatos ou dados

A prática de retrospectivas é muito implementada em times ágeis e geralmente ela é feita em forma de conversa com a equipe a qual apresenta sua percepção sobre os pontos abordados e a partir daí, cria-se um plano de ação visando a melhoria contínua.

É muito comum que esse tipo de reunião passe a ser cada vez menos engajadora e para isso os facilitadores procuram outras formas de fazê-la como por exemplo buscando por metáforas que levem o time à reflexão, mas a maioria delas apenas altera a abordagem ou a tornam mais lúdicas.

A minha proposta é que após algum tempo rodando esse tipo de retrospectivas, seria interessante questionar a percepção individual do time quanto a sua veracidade. Por exemplo, se o assunto de baixa produtividade da equipe apareça na discussão, você como facilitador pode trazer algumas perguntas para tirar os participantes de sua zona de conforto, por exemplo “quais evidências você tem para dizer que a produtividade da equipe caiu?”, “quais fatos você presenciou que demonstre essa falta de produtividade?”.

Essa perguntas tornam as discussões da retrospectiva mais criteriosas e você pode aproveitar a oportunidade para levantar possíveis métricas para o seu time, perguntando por exemplo “quais dados podemos levantar para ter certeza que a produtividade do nosso time caiu?”.

Esse tipo de pergunta leva a equipe que não utiliza métricas, em um caminho que justifique suas implementações e consequentemente, leva a maturidade da equipe para um próximo nível.

Alinhamento de times cada vez mais rápidos

Aqui a provocação não é de velocidade pelo simples fato de ser mais rápido, mas sim de tronar os alinhamentos de equipe cada vez mais produtivas e buscar por formas de trazer esse alinhamento sem que os membros da equipe tenham que gastar horas do dia discutindo o que foi feito e em que passo estão.

Caso você ainda faça alinhamento de time pedindo status a cada membro da equipe e assim todos escutando o que cada um está fazendo, eu recomendaria você a passar a utilizar um método de visualização de fluxo de trabalho (como pro exemplo, um quadro kanban) para fazer esse alinhamento de forma mais produtiva e consequentemente tomando menos tempo produtivo da equipe.

Ter uma forma de visualizar o fluxo de trabalho faz com que o alinhamento se torne tão simples quanto a ação de olhar para esse quadro kanban (ou outro método de visualização). Dessa forma, vocês podem reduzir o tempo da reunião de alinhamento de equipe e focar ela em outros assuntos, como por exemplo qualidade dos trabalhos, remoção de impedimentos ou outros assuntos relevantes para o time.

Essas são três práticas simples que podem tirar sua equipe da zona de conforto e levá-la para um outro nível de maturidade ágil, mas não se prenda a essas 3 práticas, caso elas não façam sentido ou não seja o momento da sua equipe. Vale a pena buscar por outros métodos que gerem o mesmo efeito de melhoria, tirando assim o seu time da inércia que uma transformação ágil pode gerar.

Indicações

Para entender como fazer boas perguntas a utilizar os objetivos SMART eu recomendo ler meu artigo Caro líder, como você faz perguntas?

Para saber como utilizar quadros kanban para visualização do trabalho eu recomento meu artigo Kanban: a importância da visualização

Ou se você preferir ir mais a fundo, no meu curso de Squads, abranjo vários métodos ágeis, incluindo autogestão ágil: A plataforma é o Aprende aí e tem um bom desconto: Curso Squad: Gestão de times inovadores