Como transformar uma “reunião que poderia ser um email”​ em uma reunião de alta performance.

Em um primeiro momento, quando vamos conhecer os frameworks de mercado para agilidade, levamos um susto pensando “quanta reunião”. E tem planejamento, alinhamento, tem apresentação para clientes, tem refinamento de backlog, tem retrospectiva… Pior ainda se for um framework de escala que, no mínimo, dobra essa quantidade.

Mas a agilidade não era para simplificar? Reduzir complexidade? Trazer maior velocidade? Sim! E como vamos conseguir se temos, além das reuniões que já tínhamos, pelo menos mais umas 5?!

Chega a ser desesperador, mas calma, não está tudo perdido!

De fato, quando vemos alguns frameworks ágeis e tentamos implementá-lo completamente de uma única vez, essas reuniões acabam se adicionando às que já existem fazendo com que o tempo produtivo da equipe diminua e esse é mais um dos motivos de não fazer revoluções ágeis nas equipes e sim evoluções gradativas, junto disso podemos medir custo de administração de equipes e outras práticas que ajudam a minimizar os riscos dessa transformação ágil.

Mas, o que realmente faz diferença não é a quantidade de reuniões e sim a sua qualidade! É o formato da reunião que vai fazer a diferença, que vai transformar uma “reunião que poderia ser um email” em uma reunião de time de alta performance.

É sobre as características de uma reunião de alta performance que eu quero apresentar a vocês, existem diversas características e eu separei 3 que considero essenciais.

1. Objetivos bem definidos

Quantos de vocês já não participaram de reuniões, que você só descobre o objetivo dela depois de uns 10 ou 15 minutos que ela já tinha começado? Ou pior, reuniões que terminaram e que você está até hoje tentando entender porque ela existiu?

Esse é um problema recorrente nas organizações. Eu já me vi em um momento da minha carreira, em que eu tinha menos de 3 horas sem reunião na minha semana de trabalho. Por mais que reuniões bem estruturadas se tornam horas produtivas, esse não era meu caso! Nessa época eu tive que tomar uma decisão: eu só participava das reuniões que eu conseguia identificar o objetivo dela (seja pelo título ou pela descrição), caso contrário eu não participava.

É claro, eu não recomendo que você faça isso a não ser que você tenha plena certeza que não sofrerá consequências negativas, o ponto aqui é uma reunião cujo objetivo não está explícito é uma reunião que deve ser repensada!

Você que está chamando essa reunião ou que facilitará a reunião, deve ser capaz de responder a 3 porquês:

1. Por que essa reunião deve existir?
2. Por que eu, facilitador dessa reunião, preciso que essa reunião exista?
3. Por que os participantes que estão convidados deveriam participar?

Esses três porquês devem ser apresentados logo nos primeiros minutos dessa agenda, para que todos tenham motivo para estar, permanecer e interagir nessa reunião.

2. Estabelecer estrutura

Tendo um objetivo definido para a reunião, é importante ter estabelecido uma estrutura para atingir esse objetivo.

Por exemplo, o objetivo da reunião é alinhamento do time, você está ali facilitando essa reunião por ser membro desse time e quer desenvolver essas habilidades de facilitação e os outros membros da equipe participam para poder se atualizar e se ajudar mutuamente (3 porquês), então é hora de pensar no “como. Como que vocês vão atingir esse objetivo de alinhamento?

Está tudo bem caso você, facilitador, não tenha essa resposta e queira definir a estrutura com o time, desde que haja tempo hábil na reunião para definirem esse “como” e que isso aconteça logo no início.

Aqui o importante é ter estrutura, eu não sei vocês mas eu já participei de reunião cuja estrutura era “vamos fazer uma conversa informal” e por melhores que eram as intenções, passamos uma hora falando de assuntos pouco conectados e terminamos ela marcando mais uma reunião para terminar a discussão. Isso aconteceu por não ter estrutura!

Tendo objetivos alinhados e uma estrutura definida, você já perceberá uma grande mudança na produtividade dessa reunião, inclusive pode ser que aquela uma hora agendada não seja mais necessária e vocês passem a fazer reuniões de 30 minutos com tanto resultado quanto 1 hora de reunião.

3. Plano de ação

Uma reunião nunca deveria terminar com um “pessoal estouramos o tempo então vamos parar por aqui”, isso é péssimo porque deixa uma sensação de “não fechamento” (efeito Zeigarnik), que acaba gerando ansiedade nos participantes.

E para que as reuniões tenham fechamento, é essencial que o tempo seja controlado, não adianta fazer gerenciamento de tempo quando você já percebeu que vai se atrasar, o gerenciamento de tempo deve ser feito desde o início para o atraso não acontecer.

Esse fechamento pode ser feito de diversas formas:

• Para reuniões longas fazer um sumário do que foi discutido é valioso, uma vez que em longas horas de reunião é natural esquecermos o que é importante, esse sumário ajuda a atentar os participantes ao que realmente importa.

• Uma construção de plano de ação para reuniões mais táticas, podem ser ótimas formas de fechamento e para estabelecer quem deve fazer, o que deve ser feito, para quando e como fazer.

• Até mesmo práticas mais lúdicas como um check-out, perguntando a todos os participantes como eles se sentem agora no final da reunião, já fazem o trabalho de “fechamento”.

Varias outras técnicas podem (e devem) fazer parte do seu arsenal de facilitação de reuniões altamente produtivas. Mas essas três eu considero as mais simples de serem implementadas, podendo ser praticadas ainda hoje, na próxima reunião que você participar e que traz resultados bem expressivos.

Deixe aqui nos comentários como foi sua experiência ao praticar esses três pontos nas suas reuniões, quero ouvir de você esses resultados.