As reuniões diárias e a agilidade

A reunião diária (daily meeting) é de longe, uma das cerimônias ágeis mais famosas e utilizadas no mercado. Isso se deve ao fato dela ser muito simples e fácil de ser implementada, porém essa é também uma das cerimônias mais fáceis de perder o seu propósito com o tempo.

Tão famosa é a reunião diária, que eu já cansei de ouvir a seguinte frase: “nós somos ágeis, fazemos até daily meeting!”, como se o fato de realizar uma reunião todos os dias transformasse qualquer time em um time ágil. Já ouvi inclusive de lideranças o seguinte: “como você me fala que esse time é ágil? A reunião diária deles leva mais que 15 minutos!”.

Toda essa fama e correlação ágil-daily meeting gera um mito ao redor dessa cerimônia, cria um padrão de discurso que eu, como Agile Coach, vejo como extremamente prejudicial para uma cultura ágil. Espero que com esse artigo eu consiga desmistificar essa cerimônia e trazer uma luz sobre o assunto. Principalmente se para você as reuniões diárias se perderam no meio da jornada de transformação ágil.

As reuniões diárias e o Scrum

As reuniões diárias ganharam sua fama através do framework Scrum, ela é descrita no Scrum Guide como Daily Scrum e tem seu formato e objetivo bem definido.

De acordo com o Scrum Guide, a Daily Scrum é uma reunião diária com um time-box (tempo limite) de 15 minutos, durante esse tempo, o time de desenvolvimento responde a três perguntas definidas:

• O que eu fiz ontem que ajudou o Time de Desenvolvimento a atingir a meta da Sprint?
• O que eu farei hoje para ajudar o Time de Desenvolvimento atingir a meta da Sprint?
• Eu vejo algum obstáculo que impeça a mim ou o Time de Desenvolvimento no atingimento da meta da Sprint? 

Cada membro do time responde a essas três perguntas apenas, e caso algum assunto extra apareça, esse assunto deve ser explorado em algum outro momento, por isso que para times de 3 a 9 pessoas (recomendado pelo Scrum) é possível que essa reunião seja realizada dentro do time-box sugerido.

O time pode alterar a agenda dessa reunião desde que ela atinja o objetivo de alinhamento e colaboração da equipe.

Tendo isso em mente, vamos explorar um pouco os desdobramentos que essa cerimônia recebe na prática das equipes.

O status report

Esse é para mim o desdobramento mais comum que a daily meeting toma e um dos mais danosos, pois vai totalmente na contra mão do objetivo da cerimônia e de uma cultura ágil em geral.

O alinhamento que a reunião diária gera é do time de desenvolvimento para o próprio time de desenvolvimento e não para outros, tanto é que no próprio Scrum Guide é descrito que terceiros podem participar desde que como ouvintes, sem interferir no bom desenvolvimento da reunião.

Devemos ficar atentos ao máximo, para que a liderança e/ou product owners, não utilizem dessa cerimônia para coletar ou cobrar status do progresso dos projetos e atividades. Quando isso acontece, acaba trazendo um clima não-funcional nessa reunião, gerando tensão e falta de transparência entre os membros da equipe.

Transparência é muito importante para nós em uma cultura ágil e essa transparência envolve inclusive o progresso do trabalho para a liderança, porém esse alinhamento deve acontecer de forma funcional, como por exemplo utilizando boards ou outras formas de visualização de progresso.

Alto custo de administração

Outro desdobramento bem comum é com relação ao time-box de 15 minutos. Quando falamos de reuniões ágeis, estamos falando de uma reunião com foco bem definido, estrutura alinhada e que deve ser produtiva a todos os integrantes. Essa definição de reunião não é tão comum em empresas sendo que, uma reunião de 15 minutos parece impensável.

Dado esse cenário é comum nos depararmos com daily meetings que levam 30 minutos e até uma hora. Tirando poucas e exceções, esse cenário aumenta e muito o custo de administração da equipe tornando assim o projeto insustentável.

Eu cito algumas exceções, porque eu já presenciei um formato de daily que levava uma hora, porém essa decisão surgiu como sugestão do time e não prejudicava a saúde financeira do time. É um caso específico e que faz sentido para o contexto em questão, mas não deve ser nem de longe uma regra.

Uma outra exceção aos 15 minutos é quando temos um time que foge da sugestão do Scrum Guide (de 3 a 9 pessoas). Consequentemente, quanto mais pessoas em uma daily, mais tempo ela levará. Nesses casos, deve-se explorar outros formatos de reunião para que seu custo não impacte na saúde financeira do projeto.

Boas reuniões diárias

Depois de ter explorado esses dois desdobramentos danosos, que uma daily meeting pode tomar, quero deixar aqui algumas dicas para que o objetivo dessa cerimonia não se perca com o tempo.

1. Explore o porquê

Essa reunião deve fazer sentido e ter valor para o time de desenvolvimento, não para o cliente, não para a liderança, nem para o product owner. Dessa forma pergunte para o time se eles estão vendo valor na cerimônia, entenda qual é esse valor para que ele não se perca com o tempo.

Caso não haja valor agregado, deixe aberto para que o próprio time sugira o formato que eles mais veem valor, e só cuide para que seu objetivo não seja distorcido durante essas adaptações.

2. Comece pelo básico

Eu sempre sugiro que os times comecem a fazer a daily pelo que o Scrum Guide recomenda, sem alterações de início, após algum tempo evolua seu formato.

Muitas equipes que não têm experiência prévia com ambientes ágeis, tendem a distorcer seu objetivo quando tentam adaptar desde o início, então a não ser que você esteja sendo orientado por um Agile Coach ou um agilista mais experiente, comece pelo básico.

3. Ferramentas podem ajudar

Ter alguma forma de visualização do trabalho em progresso, pode ajudar muito a produtividade de uma reunião diária.

Um quadro Kanban por exemplo, pode já deixar explícito o progresso do trabalho e assim podemos focar a reunião na produtividade dos indivíduos, como por exemplo, resolvendo impedimentos pontuais.

Espero que essas dicas ajudem a manter as reuniões diárias com propósito e valor para o seu time.