Um guia prático para sua próxima apresentação!

Fazer boas apresentações é um desafio! E durante esse período de home-office parece que passamos o dia todo em reuniões, vendo e fazendo apresentações. Esse guia prático visa te ajudar a criar boas apresentações para que elas sejam interessantes e estruturadas para seu público.

Com esses simples passos, você vai conseguir estruturar sua apresentação para que ela seja objetiva, interessante, relevante e que se encaixe no tempo disponível.

Toda apresentação deve conter três partes bem definidas: introdução, contexto e finalização.

Para cada uma dessas etapas temos uma variedade de estilos e técnicas, das mais simples às mais complexas, atendendo as mais diversas necessidades do apresentador.

Vou explorar cada uma dessas etapas com algumas técnicas simples, mas que já fazem toda a diferença.

Introdução

Essa primeira parte da sua apresentação é, de longe, uma das mais importantes, é nesse momento que você vai atrair a atenção do seu público ou perder sua atenção. Se essa introdução ou abertura não for bem feita, você terá muito trabalho para resgatar sua audiência do decorrer do contexto.

Aqui, responder algumas perguntas vai te ajudar, a primeira delas é: Qual é o meu público?

Se você achou que a primeira pergunta serial algo do tipo, “o que vou falar?” está aí um dos problemas, antes de começar, devemos saber quem é que estará nos escutando. Ao explorar esse seu público, vai facilitar sua caminhada para entender se o assunto é relevante ou não para a audiência e até mesmo se sua estratégia de apresentação está coerente.

Uma vez que você definiu o seu público, a segunda pergunta a se fazer é: Qual será o meu tema?

Agora sim é o momento de explorar o tema, sobre qual assunto será sua apresentação? Muitas vezes essa é a pergunta mais fácil de se responder, inclusive é comum que esse tema seja solicitado por alguém, dessa forma, você já tem essa resposta.

Conhecendo seu público e seu tema, vamos entender quais são as motivações, tanto suas quanto do seu público, perguntando: Por que esse assunto é interessante para o meu público? Por que esse assunto é interessante para mim? E por último: Por que eu sou a pessoa indicada para falar desse tema?

Essas três perguntas são as chaves para a sua motivação e para prender a atenção do seu público logo no seu discurso de abertura, tenha sempre em mente essas respostas.

E a agenda?

Uma dúvida muito recorrente que chega até mim é “devo ou não colocar agenda” ou “tópicos” que serão abordados na apresentação. Aqui, a primeira pergunta pode te ajudar a decidir. Geralmente se você tem um público mais diretivo, como executivos ou gerência e quando você tem um objetivo muito específico na sua apresentação, vale a pena colocar agenda.

Mas particularmente eu não gosto colocar agenda em minhas apresentações, mesmo quando meu público pede (com uma apresentação executiva), eu coloco uma agenda genérica, porque eu gosto muito de utilizar a antecipação e a surpresa em apresentações, e a agenda geralmente atrapalha essa estratégia.

Contexto

Essa parte é o “recheio” da sua apresentação é a parte em que você explora o seu tema de acordo com o tempo que você tem disponível. Essa é a parte em que podemos usar uma infinidade de técnicas de apresentação para os mais diversos objetivos, chamar a atenção do público, facilitar seu entendimento e outros.

Mas de nada adianta utilizar técnicas robustas de apresentação, se o seu contexto não tiver uma estrutura!

É a estrutura que deve ser seu foco nesse momento, para isso eu gosto muito de utilizar post-its para organizar minhas apresentações.

Em post-its grandes, escreva os temas principais da sua apresentação, todos os tópicos que você gostaria de explorar durante o tempo disponível. Aqui, se atente com a simplicidade, escreva tópicos e não textos, por isso que gosto de usar post-its, eles nos obrigam a ser sucintos.

Com os tópicos escritos, ordene eles de uma forma lógica, não se preocupe caso um ou outro tópico não tenham ligação direta um com o outro, mas faça esse exercício para entender qual a linha de raciocínio que você gostaria de seguir. Esse exercício vai ajudar muito a não esquecer dos tópicos na hora de apresentar.

Quando conseguir ordenar os tópicos de forma que faça sentido para você, pegue um post-it menor ou de outra cor e escreva conectores, qual é o gancho que liga um tema ao outro?

Esse conector pode ser explícito ou pode ser que você tenha que criar um tema intermediário para que essa transição faça sentido. Você pode inclusive reordenar alguns temas caso veja necessidade.

Por último, para cada tema, escreva quais os tópicos em alto nível que serão abordados. Esse exercício vai ajudar vocês na organização do tempo.

Finalização

Por fim, temos que encerrar de forma estratégica nossa apresentação, para não dar a sensação de que o assunto não foi finalizado. Aqui podemos seguir por vários estilos de finalização, podemos revisar brevemente os assuntos, pontuar os principais aprendizados, abrir para perguntas, todas essas são válidas.

Não existe muito segredo, mesmo porque não devemos nos alongar nessa etapa.

Com essas simples dicas você já terá uma apresentação fora da média, com estrutura e estratégia para prender a atenção do seu público. Mas, para finalizarmos não posso deixar de fora a gestão do tempo!

Gerenciamento de tempo

Primeiro entendam uma coisa, só não gerenciamos o tempo quando já percebemos que ele está curto, nós gerenciamos o tempo para que o tempo seja suficiente! Então, controlar o seu tempo deve ser uma prática constante durante a apresentação, o relógio é seu melhor aliado.

Para isso, tenha anotado o tempo disponível de apresentação e olhando para sua estrutura, escreva quanto tempo mais ou menos, você pode gastar em cada tema. Inclusive para os conectores, utilize os tópicos de cada tema para ter uma melhor noção de onde você precisa gastar mais ou menos tempo.

Esse exercício ajuda a filtrar seus temas, muitas vezes nesse momento eu percebo que trouxe muito mais tópicos do que o que caberia no tempo e tenho que reorganizar minha estrutura.

Seguindo esse artigo passo a passo você construirá uma estrutura que vai facilitar muito na criação dos seus slides e na hora de apresentar para o seu público.