Estou sobrecarregado, e agora?

Eu sempre soube lidar com grandes cargas de trabalho e o estresse consequente delas. Nunca utilizei nenhuma técnica ou framework de gerenciamento de tempo ou produtividade para isso, era algo natural, o que geralmente chama atenção no ambiente corporativo. Como isso sempre foi natural, eu ficava surpreso quando ouvia que as pessoas da equipe teriam que fazer hora extra para dar conta de todo o trabalho, e muitas vezes sem os gerentes saberem, pois não costuma ser bem visto você se atrapalhar nas tarefas e acabar interferindo negativamente nas entregas.

Não demorou muito tempo até que pessoas começaram a me procurar pedindo ajuda para autogestão de tempo, e eu me ví encurralado, afinal de contas eu não tinha nada estruturado na minha cabeça, eu simplesmente fazia, e por não saber como, era muito difícil ajudar quem quer que seja, afinal de contas, como que eu ensino algo que na verdade eu nunca tinha estudado?

• Foi nesse momento que passei a procurar o que o mercado tinha a oferecer sobre gerenciamento de tempo, produtividade, autogestão e outros. Conheci o método Pomodoro, fiz um curso do @Gabriel Goffi, que na época ministrava curso Moving Up da High Stakes Academy voltado a hiperprodutividade. Hoje em dia, o Gabriel Goffi explora assuntos que não fazem mais tanto sentido para mim, mas ainda conseguimos encontrar alguns conteúdos muito bons para produtividade no canal do Youtube – e explorei vários outros materiais disponíveis na internet sobre autogestão.

Quando estudei Kanban, conheci técnicas muito mais robustas para autogestão, e foi a partir daí que eu consegui estruturar melhor tudo o que tinha absorvido sobre o tema, minha produtividade aumentou consideravelmente, e passei a dar nomes para coisas que eu já fazia naturalmente no início da minha carreira.

Hoje em dia, eu uso essencialmente Kanban para gerenciar minha vida profissional e pessoal, mesclando com outras técnicas que fui aprendendo nessa minha jornada.

Seria muito fácil, simplesmente ensinar como faço minha autogestão, quais técnicas eu aplico, a ordem delas, como uma receita de bolo. Porém, junto dessa minha jornada de aprendizado eu descobri algo muito mais importante: as pessoas são únicas! E por serem únicas, o que funciona para minha autogestão, pode não funcionar para quem me procura. Isso não significa que não haja valor no meu jeito de gestão, o que isso realmente quer dizer é: cada caso é único e a flexibilidade no método deve existir!

Mesmo assim, existem algumas dicas que dão ótimos resultados na maioria das vezes, e vou compartilhar aqui essas dicas com vocês.

1-Entenda o que está acontecendo

Não adianta fazer absolutamente nada se não entender primeiro o tamanho do problema (se é mesmo que existe um).

Sempre que alguém me procura por estar sobrecarregado, a primeira coisa que recomendo a pessoa a fazer é dar visibilidade às tarefas. Colocar em uma lista, em cards em um board, não importa, mas colocar em algum lugar tudo que ainda precisa ser feito. Só com esse exercício, muitas vezes percebemos que não estamos tão atarefados assim, só estamos com pouca visibilidade do que precisamos fazer, e se não conseguimos enxergar, podemos supor que temos muitas coisas nas nossas mãos.

Além disso, como você conseguiria criar estratégias em cima de um desafio que não entende? Imagine que eu sou seu cliente, e te contrato para fazer algo, mas sem te dizer o que é, e você precisa traçar uma estratégia para atingir meu objetivo, até o momento, oculto.

Você pode criar a estratégia mais robusta que exista, ela provavelmente vai falhar em algum momento! E com autogestão é a mesma coisa, se não entendemos os objetivos, se não visualizamos o que vem pela frente, não terá estratégia de autogestão que trará bons resultados a você.

2-Busque referências no seu passado

Eu tenho certeza que houve algum momento na sua vida profissional que você foi produtivo, soube gerir bem suas demandas e talvez até tenha conseguido tempo livre no seu dia. Eu sempre recomendo essa reflexão a quem vem me procurar por ajuda com autogestão e produtividade, buscar por essa referência anterior é essencial primeiro para mostrar que você é capaz, se no passado você pode ser produtivo, então nesse momento de sobrecarga também é possível.

Além disso, nessas experiências passadas podemos achar dicas de o que funciona para você, cada pessoa é única, e com esse exercício conseguimos identificar o que de diferente foi feito nessa época que não está fazendo atualmente. Esse tipo de exercício nos ajuda a identificar recursos internos que são inerentes a nós, e então usá-los de forma estratégica daqui para frente.

3-Peça ajuda

Muitas vezes os dois itens anteriores já são suficientes, mas podem acontecer de nos depararmos com uma situação onde o profissional está de fato sobrecarregado, com muitas coisas em sua responsabilidade. E nesses casos, que por experiência não são a maioria, não existe técnica de autogestão que vai resolver a situação.

Nesses momentos o mais importante é pedir ajuda, sinalizar para seus líderes o que está acontecendo. Quando iniciei minha carreira isso era claro para mim, mas eu aprendi que essa atitude é muitas vezes percebida pelo profissional como incompetência. Conversando com colegas eu percebi que muitos não verbalizavam a sobrecarga de trabalho por medo de passar a impressão de incompetência ou irresponsabilidade.

Por outro lado, conversando com gerentes e líderes, essa atitude de um profissional levar esses problemas para a liderança o quanto antes, além de demostrar responsabilidade, também garante o sucesso de um projeto, pois quanto antes a liderança fica ciente da situação, mais cedo os líderes podem tomar atitudes para tirar a sobrecarga do profissional e garantir o sucesso do projeto.

Essas três dicas são mais importantes até do que técnicas de produtividade e autogestão, sem elas as técnicas podem não ter tanto efeito prático, ou até mesmo podem não resolver todos os desafios que você encontra.

Se você quiser se aprofundar no tema autogestão e produtividade, conheça o meu treinamento online de Autogestão Ágil no Aprende Aí.