Pare de começar e comece a terminar!

O que é mais importante, trabalho sendo feito ou trabalho entregue? Com certeza o trabalho entregue!

Por mais intuitivo que essa resposta seja, na prática não é isso que costuma acontecer. O impulso de começar a fazer algo novo, sem terminar o que estávamos fazendo é grande e muitas vezes nossa rotina nos exige isso.

O problema é que, quanto mais pratos temos para equilibrar, mais difícil fica manter todos os pratos girando.

O custo de gerenciamento dessas tarefas que acontecem ao mesmo tempo é alto e esse custo vai além da administração, é um custo biológico e também de saúde mental.

É por saber disso que essa frase no Método Kanban ficou tão famosa, “Pare de começar e comece a terminar!”, essa frase representa um dos conceitos fundamentais do Kanban, o Limite do Trabalho em Progresso ou Limite WIP (WIP – Work In Progress).

O Limite WIP

O Limite WIP é uma das diversas práticas do Método Kanban que é largamente utilizada, dada sua simplicidade e efeitos positivos na produtividade do fluxo e da equipe. O conceito é bem simples, é estabelecer um número máximo de coisas que podem ser feitas ao mesmo tempo.

Se dizemos que nosso Limite WIP é 3, significa que somente 3 tarefas podem ser feitas ao mesmo tempo, só podemos puxar uma nova tarefa quando uma das outras 3 for completada, ou seja, só começamos algo novo quando temos capacidade de fazê-lo, evitando assim a sobrecarga no nosso sistema produtivo, simples não é?!

Apesar de simples, esse conceito traz muitos desconfortos na prática. Imagine uma situação onde nosso Limite WIP é de 3 e já estamos no limite da nossa capacidade (3 tarefas sendo feitas ao mesmo tempo), quando vem um alto executivo da empresa e impõe que algo deve ser começado agora! Como devemos agir nesse momento? Deixamos a regra de lado e colocamos esse quarto item na nossa cadeia produtiva? Refutamos o alto executivo dizendo que estamos lotados e que vamos trabalhar nisso assim que tivermos capacidade?

Não existe resposta simples! O Limite WIP gera esse tipo de desconforto no ambiente de trabalho e é esse um dos seus motivos de existir. O fato é, quanto menos coisas fazemos ao mesmo tempo, maior é a nossa produtividade.

O Mito da Multitarefa

Vamos fazer um exercício para experimentar a multitarefa, para isso você precisará de um papel, uma caneta (ou lápis) e um cronômetro (pode ser o do seu celular). Teremos duas tarefas a cumprir e você irá cronometrar cada uma delas para comparar o tempo que você levou para terminar cada uma.

Desenhe na folha de papel essas duas tabelas (cada uma tem 10 linhas):

Para lembrar você, os 10 primeiros algarismos dos números romanos, arábico e as 10 primeiras letras do alfabeto são:

• Números Romanos: I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX e X.

• Números Arábicos: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 e 10.

• Letras do Alfabeto: A, B, C, D, E, F, G, H, I e J.

Primeira tarefa: Cronometre quanto tempo você leva para preencher a primeira tabela, essa tabela você preenche na horizontal, ou seja, em linha, a primeira linha será I A 1, a segunda linha será II B 2 e assim por diante.

Segunda tarefa: Cronometre quando tempo você leva para preencher a segunda tabela, essa tabela você preenche na vertical, ou seja, em coluna, você primeiro preencherá todos os números romanos, depois todas as letras e por último todos os números arábicos.

Qual foi a diferença entre os tempos? Na primeira tarefa eu levei 51 segundos e na segunda tarefa eu levei 30 segundos! Deixe aqui nos comentários o tempo que você levou em cada tarefa.

Perda com a troca de contexto

É gritante a diferença de tempo, somente trocando a forma com que fazemos a atividade. Na primeira tarefa eu sugeri que vocês a cumprissem na horizontal (em linha), dessa forma o seu cérebro apresenta uma troca de contexto, primeiro ele tem que se lembrar quais são os números romanos, lembrar o próximo número da sequência e aí escrevê-lo. Em seguida seu cérebro tem que se lembrar quais são as letras do alfabeto, lembrar qual a próxima letra da sequência e então escrevê-la. Da mesma forma acontece com os números arábicos, a cada linha você vivenciou 3 trocas de contexto.

Já na segunda atividade, eu sugeri que ela fosse completada sem trocas de contextos frequentes, só trocávamos de contexto uma vez que terminamos o contexto anterior e você pôde ver a diferença que isso tende a fazer na sua produtividade.

No livro Scrum: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, Jeff Sutherland apresenta a tabela a seguir:

Na coluna “perda causada pela mudança de contexto” é representada a percentagem de tempo perdido entre parar o que estávamos fazendo e começar a fazer algo novo. Se estamos em 2 projetos ao mesmo tempo, cada vez que paramos o projeto #1 e começarmos o projeto #2 temos aí 20% de perda de tempo trocando de um contexto para o outro.

Quando dividimos nossa atenção a 5 projetos diferentes, temos uma perda de 75% de tempo ao mudar de um contexto para outro! Mesmo me referindo a projetos, esses números são válidos também para tarefas dentro de um mesmo projeto.

Eu entendo que esses números não são regra, cada pessoa reagirá de maneira diferente a troca de contexto, mas a regra geral é: quanto mais coisas tentamos fazer ao mesmo tempo, menor é a nossa produtividade.

Seja usando o Limite WIP ou qualquer outra prática, a lição aqui é, pare de começar e comece a terminar!

Até a próxima.